CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS

ELEMENTOS CARACTERÍSTICOS DOS DOCUMENTOS

Na análise dos documentos de arquivo, podemos identificar em
cada documento diversos elementos que o caracterizam, a saber: suporte,
forma, formato, gênero, espécie e tipo/tipologia.

Suporte
Entende-se por suporte o material físico empregado para
confeccionar o documento, ou seja, o meio no qual o documento foi
escrito/impresso.

Hoje, o suporte mais comum utilizado na confecção dos
documentos é o papel, mas nem sempre foi assim. Antes da invenção
do papel o homem se utilizou de diversos outros suportes como o papiro,
o pergaminho e até mesmo pedra ou argila.

Hoje, com o advento dos meios digitais de armazenamento de
informações, é comum a utilização de suportes eletrônicos, como
disquete, CD-ROM, HD, pen-drive, DVD, fita magnética, disco ótico
etc.

Note que o arquivo está habilitado a guardar documentos de
diversos tipos de suportes, sendo que em alguns casos os mesmos
necessitam de cuidados especiais em sua guarda e conservação (arquivos
especiais, vistos anteriormente).

Gênero
O gênero de um documento é determinado considerando
aspectos relativos ao suporte ou forma como as informações foram
registradas. Os gêneros mais comuns são:

Textuais: São os documentos cuja informação se apresenta em
formato de texto (documentos escritos) como ofícios,
memorandos, relatórios, certidões, atas, atestados etc.

Iconográficos: São documentos que apresentam como
informação imagens estáticas, como fotografias,
negativos, diapositivos (slides), desenhos e gravuras,
por exemplo.

Cartográficos: Documentos que apresentam, de forma
reduzida, imagens representando áreas maiores. Os
exemplos mais comuns são mapas e plantas.

Micrográficos: Documentos resultantes do processo de
microfilmagem. Podem se apresentar em formato de
microfilme ou microficha.

Sonoros: Documentos cuja informação esteja registrada em
forma de som.

Filmográficos: Documentos que contenham filmagens, vídeos.

Informaticos ou Digitais: Documentos registrados em suporte
eletrônico.

CLASSIFICAÇÃO QUANTO AO GRAU DE SIGILO

Se considerarmos as informações contidas em um documento,
podemos classificar os documentos em ostensivos ou sigilosos.

Entende-se por documentos ostensivos aqueles que contém
informações comuns, cuja divulgação não comprometa a segurança ou
o bom andamento das atividades rotineiras da instituição e que, por
isso, não exijam medidas especiais de segurança e guarda no que se
refere à sua divulgação.

Já os documentos sigilosos são aqueles que, tendo em seu
conteúdo informações de caráter restrito, requerem medidas especiais
de segurança no que se refere à sua guarda e conservação.

Segundo Marilena Leite Paes, os documentos sigilos são
classificados em quatro graus de sigilo, a saber:

“Ultra-secretos: São classificados como ultra-secretos os
documentos que requeiram excepcional grau de segurança
e cujo teor ou característica só devam ser do conhecimento
de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio;
Secretos: São classificados como secretos documentos que
requeiram ato grau de segurança que só podem ser do
conhecimento de pessoas que, sem estarem intimamente
ligadas ao seu estudo ou manuseio, sejam autorizadas a
dele tomar conhecimento, funcionalmente.
Confidenciais: São classificados como confidenciais a assuntos,
que, embora não requeiram alto grau de segurança, seu
conhecimento por pessoa não-autorizada pode ser prejudicial
a um indivíduo ou criar embaraços administrativos.
Reservados: São assuntos que não devam ser do conhecimento
do público em geral.”