CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS

Em tópico anterior, classificamos os arquivos, quanto ao estágio
de evolução de seus documentos, em correntes, intermediários ou
permanentes. Esta classificação é conhecida como ciclo vital dos
documentos ou ainda teoria das três idades.







VALOR DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO

Na distribuição dos documentos nos arquivos de 1ª, 2ª e 3ª idades
(corrente, intermediário e permanente) há que se observar, em primeira
análise, a importância que este documento apresenta e que justifica a
sua preservação e guarda em um arquivo. É o chamado valor do
documento, que pode se apresentar de duas formas: primário ou
secundário.

Valor Primário
Entende-se por documento de valor primário aquele que atende
às necessidades da instituição no seu dia-a-dia, ou seja, o documento
que ainda serve para fins administrativos, legais ou jurídicos e que pode,
a qualquer momento, ser solicitado para resolver alguma pendência
funcional.

Na prática, todo documento nasce com valor primário, que
também é comumente chamado de valor administrativo, devido às suas
características. Durante um determinado período, que varia de documento
para documento, este valor desaparece. É a chamada prescrição do
documento.

Os arquivos corrente (1ª idade) e intermediário (2ª idade) são os
responsáveis pela guarda dos documentos desde o momento de sua
criação até a prescrição para fins administrativos.

Valor Secundário
Alguns documentos, mesmo depois de prescritos para fins
administrativos, são conservados pela instituição por serem considerados
importantes para preservar a memória ou história da empresa ou da
sociedade. São os chamados documentos de valor secundário ou
histórico.

Na prática, nem todos os documentos apresentarão esse valor (a
maioria dos documentos não apresentará valor secundário/histórico).
Ao contrário do valor primário, o valor secundário é definitivo,
ou seja, uma vez considerado histórico, o documento será guardado em
caráter permanente, e sua guarda se dará no arquivo de 3ª idade, o arquivo
permanente.

ARQUIVO CORRENTE

O arquivo corrente, também chamado de arquivo de 1ª idade, é
assim definido por Marilena Leite Paes:

“É o arquivo constituído de documentos em curso ou
consultados freqüentemente, localizados nos próprios
setores que os receberam ou produziram ou em
dependências próximas e de fácil acesso”.

Desta forma, podemos considerar que o arquivo corrente
apresenta as seguintes características:

- É a fase em que os documentos são produzidos;
- É constituídos pelos documentos mais novos da instituição;
- Apresenta grande freqüência de consulta aos seus documentos;
- Nesta fase, os documentos estão em tramitação (circulam pelos
setores do órgão a fim de cumprir sua finalidade); e
- Os arquivos correntes, por conservarem documentos consultados
freqüentemente, devem estar localizados nos próprios setores que
os utilizam (arquivos setoriais) ou em locais de fácil acesso
(arquivo central ou geral).

ARQUIVO INTERMEDIÁRIO
O arquivo intermediário, por sua vez, é aquele que guarda os
documentos que, mesmo não sendo de uso freqüente pelos setores que
os produziram, podem ainda ser solicitados para tratar de assuntos que
guardam relação com seu conteúdo.

Nesta fase, não há mais a necessidade de os mesmos serem
conservados próximos ao setor que os utiliza, uma vez que a freqüência
de uso já é bastante reduzida. Por uma questão de economia, é normal a
criação de arquivos intermediários em locais afastados dos grandes centros
das cidades, de forma a armazenar um grande número de documentos a
um custo bastante reduzido.

Os documentos encaminhados aos arquivos intermediários
permanecem como propriedade exclusiva do setor que os enviou, ou
seja, o acesso é restrito a este setor, que conserva os direitos sobre os
mesmos.

Nos arquivos intermediários, os documentos aguardam a sua
prescrição, onde serão submetidos à destinação final (eliminação ou
recolhimento para guarda permanente). Esta destinação é determinada a
partir da existência ou não do valor secundário (histórico). Os documentos
destituídos de valor histórico devem ser destinados à eliminação. Os
documentos considerados importantes na preservação da memória da
instituição, entretanto, deverão ser destinados ao arquivo permanente,
onde serão guardados em caráter definitivo.

Em alguns países, o arquivo de 2ª idade, por suas características,
recebeu o nome de limbo ou purgatório.

A eliminação de documentos deve ser feita de forma racional.
Os processos mais indicados são a fragmentação e a maceração
(reciclagem). Antes de eliminados, deve-se elaborar a listagem de
eliminação de documentos, que conterá a relação de todos os documentos
submetidos a este processo.

ARQUIVO PERMANENTE
No arquivo de terceira idade ou permanente são preservados os
documentos que, já tendo cumprido a sua função administrativa, são
conservados pelo valor secundário ou histórico que apresentam para a
instituição.

Como visto anteriormente, o valor secundário é um valor
definitivo, ou seja, não prescreve. Desta forma, documentos da fase
permanente jamais serão eliminados.

A função básica do arquivo permanente é preservar e divulgar a
história da instituição. Para tanto, na terceira idade os documentos estarão
disponíveis para consulta pelo público em geral, não apenas às pessoas
envolvidas diretamente com as atividades administrativas da instituição,
como ocorre nos arquivos de primeira e segunda idade.

Em geral, devem ser preservados historicamente documentos que
provem como a instituição foi organizada (origem) e como a mesma
funcionou ao longo do tempo (normas, regulamentos, diretrizes etc).

AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

Para que os documentos cumpram o seu ciclo de vida, é
necessária uma análise de suas características, de forma a identificar
os prazos que cada tipo de documento levará para cumprir sua
finalidade administrativa (valor primário), bem como sua importância
histórica (valor secundário).

Esta análise é chamada tecnicamente de avaliação de
documentos e será desenvolvida por uma comissão formada por
pessoas que conheçam bem a estrutura e o funcionamento da
instituição avaliada.

Observe que, de acordo com a tabela de temporalidade, todos
os documentos deverão, necessariamente, possuir um prazo de guarda
para a fase corrente, uma vez que é ali que o mesmo tem sua origem.

A fase intermediária não é obrigatória na vida do documento,
sendo que alguns podem, inclusive, serem eliminados ainda na fase
corrente e outros, ainda, poderão ser recolhidos da fase corrente
diretamente para a permanente.

As passagens dos documentos para as fases intermediária e
permanente recebem os nomes de transferência e recolhimento,
respectivamente.

Transferência: é o envio de documentos da fase corrente para a
fase intermediária.

Recolhimento: é o envio de documentos da fase corrente ou
intermediária para a fase permanente.

Vantagens da avaliação para a instituição
Definir os prazos de guarda e a destinação final de cada
documento da instituição pode trazer inúmeras vantagens para a
instituição:
- Ganho de espaço físico;
- Maior facilidade na organização e recuperação da informação,
uma vez que a massa documental terá seu volume reduzido;
- Economia nos gastos com recursos humanos, financeiros e
materiais empregados na guarda dos documentos nos
arquivos.