CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIA

ARQUIVO

De um modo geral, arquivo é aquele local que utilizamos para
guardar documentos. No entanto, é preciso destacar alguns detalhes que
servem para complementar este conceito. Podemos afirmar, de forma
mais precisa, que:

Arquivo é o conjunto organizado de documentos acumulados por uma
pessoa ou instituição ao longo de suas atividades.

Note que o arquivo pode ser pessoal ou institucional, e é formado
a partir da necessidade que essas pessoas (físicas ou jurídicas) têm de
guardar documentos que comprovem as atividades que desenvolveram
ao longo da vida.

O conjunto de documentos mantidos sob a guarda de um arquivo
é denominado acervo.

FUNÇÃO DO ARQUIVO

Basicamente, a função do arquivo é guardar e organizar os
documentos acumulados pela instituição a que pertence, de forma a
facilitar a localização destes documentos, quando necessário. Uma boa
organização dos arquivos permite que a instituição ganhe tempo e otimize
seus recursos.

FINALIDADES DO ARQUIVO

Ao organizar os documentos, o arquivo atende,
fundamentalmente, a duas finalidades distintas: a administração e à
história.

Finalidade administrativa: Num primeiro momento, as
informações contidas nos arquivos servem de base ao dia-a-dia da
empresa, onde os usuários seriam, basicamente, os funcionários, os
clientes, os administradores e quaisquer outros indivíduos que busquem
informações relativas às atividades da instituição.

Finalidade histórica: Num segundo momento, o arquivo pode
também preservar, através de sua documentação, aspectos históricos
relativos à instituição a que está inserido e mesmo à sociedade em geral.

Neste momento, o usuário passa ser o pesquisador, o historiador ou
qualquer pessoa interessada em conhecer o passado refletido nos
documentos ali depositados.

DIFERENÇAS BÁSICAS ENTRE ARQUIVO E BIBLIOTECA

Apesar de trabalharem com o mesmo objeto (organização e
disponibilização da informação), arquivo e biblioteca possuem
características distintas que os diferenciam. A seguir, apresentamos, de
forma sintética, as principais diferenças encontradas entre as duas áreas.

Objetivo
Enquanto o arquivo guarda e organiza os documentos com
objetivos funcionais (atender a administração é a sua principal
finalidade), a biblioteca organiza a informação para fins culturais.

Desta forma, informações orgânicas (que comprovam as
atividades da instituição e são criadas em decorrências destas atividades)
são organizadas e conservadas nos arquivos, enquanto que informações
não orgânicas (que não refletem as atividades da instituição) são
conservadas nas bibliotecas.

Formas de ingresso dos documentos na instituição

Arquivos e bibliotecas mantêm em seu acervo um volume
enorme de documentos. Tais documentos ingressam na instituição de
formas variadas.


Os documentos de arquivo são produzidos pela própria
instituição, no desempenho de suas atividades, ou recebidos de outras
instituições, sempre num contexto administrativo ou funcional, ou seja,
no interesse das atividades orgânicas da instituição.


Os documentos de biblioteca, pelo seu caráter não-orgânico
(como visto no tópico anterior) são escolhidos pela instituição e
adquiridos conforme sua conveniência, formando coleções. Tal aquisição
se dá, normalmente, através da compra do material escolhido, ou, ainda,
através de doações efetuadas por usuários ou mesmo a permuta (troca)
com outras bibliotecas.


Quantidade de exemplares de cada documento
Os documentos de arquivo caracterizam-se por serem produzidos
em um único exemplar, tendo, no máximo, um limitado número de cópias
para atender a eventuais necessidades administrativas. Já os documentos
de biblioteca (os livros, por exemplo), são produzidos em numerosos
exemplares, espalhados por bibliotecas diversas.


Classificação ou codificação dos documentos
Existem várias maneiras diferentes para se organizar os
documentos, como veremos no item Métodos de arquivamento, sendo
que uma delas é através da classificação ou codificação (anotação de
um código em cada documento) a fim de ordená-los nas pastas, estantes
ou prateleiras.


Arquivos e bibliotecas se utilizam da classificação/codificação,
com a diferença de que, enquanto a biblioteca adota esquemas préestabelecidos
e padronizados (não variam de biblioteca para biblioteca),
os arquivos elaboram seus códigos de classificação a partir das atividades
desenvolvidas pela instituição, de forma que cada empresa adotará
códigos específicos, de acordo com os tipos de documentos gerados
por suas atividades rotineiras.


Em resumo, podemos afirmar que arquivos e biblioteca diferem
entre si a partir dos seguintes aspectos: